Построение графической и матричной модели документооборота

Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

Для проведения анализа системы обработки данных представляется целесообразным разделить все циркулирующие на предприятии документы на три основные группы: плановые, фактические (отчетные), нормативные.

Матричная модель (см. приложение)

движения информации в планово-экономическом отделе ОАО «Электроагрегат» по формам документов показывает, что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе, связанная с планированием, направлена на выработку основных документов, которые передаются в финансовый отдел и бухгалтерию, отдел внешних связей, ООТиЗ и ОИХиО.

Например, в финансовый отдел поступает - 4 формы плановых документов, в бухгалтерию – 3, в отдел внешних связей – 3, в ООТиЗ – 3, в ОИХиО – 3 формы документов.

Для проведения более дательного анализа документооборота для ПЭО необходимо на основе Матрицы движения документов в бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции см. приложение

построить таблицу движения информации см. приложение

.

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает из ПЭО в финансовый отдел. Важно отметить, что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

- обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;

- децентрализованным использованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению приходится решать плановые задачи. Однако основные задачи деятельности предприятия определяются планом производства на год и планом производства на месяц.

Для разработки и утверждения производственного плана в ПЭО представляют информацию:

- Управление маркетинга и сбыта (УМиС) – проект номенклатурного плана производства,

- Техническое управление (ТУ) – проекты планов по реконструкции и техническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых и модернизируемых видов изделий; техническому перевооружению и приобретению оборудования; охране окружающей среды; смете по расходу на энергоносители, водоотведению, услуги связи и ремонт оборудования,

- Управление качеством (УК) – сметы расходов по лицензированию и сертификации продукции и СК,

- Управление по кадрам и режиму (УКиР) – сметы расходов на техническое обучение и расходов по содержанию ВОХР,

- Отдел капитального строительства (ОКС) – проект плана капительного строительства и ремонта.

Годовой и месячный план производства предоставляется:

- Исполнительной дирекции (ИД),

- Техническому управлению (ТУ),

- Производственному управлению (ПУ),

- Управлению маркетинга и сбыта (УМиС),

- Финансово-экономическому управлению (ФЭУ).

Схема выполнения работ при разработке и утверждении плана производства представлена в приложении

.

В процессе разработки и утверждения производственного плана используется 13 форм документов, которые поставляют функциональные подразделения и службы, названные выше.

Документы, используемые при разработке плана производства:

- проект плана производства,

- план освоения новых и модернизированных изделий,

- план реконструкции, технического перевооружения и приобретения оборудования,

- справка о планировании затрат на охрану окружающей среды по отделу ООТ,

- смета расходов на энергоносители, водоотведение, услуги связи, ремонт оборудования подрядными органами,

- план предполагаемых затрат на проведение сертификации работ,

- смета расходов по профессионально-техническому обучению кадров головного завода ОАО «Электроагрегат»,

- смета расходов на содержание ВОХР,

- проект плана капитального строительства и ремонта зданий и сооружений,

- план по основным технико-экономическим показателям,

- проект плана (месячный),

Перейти на страницу: 1 2

Заметки по экономике

Сдельная, повременная и другие разновидности оплаты труда
Под оплатой труда принято понимать выраженную в денежной форме часть стоимости созданного трудом продукта, выдаваемую работнику предприятием, в котором он работает или другим нанимателем. Различают дене ...

Совершенствование лизинговых операций в Украине
В условиях становления рыночных отношений в Украине и острой необходимости реконструкции устаревшей материально- технической базы производства особое значение в практической работе по структурной перестро ...